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トラック王国ジャーナル

コラム

さまざまな業界で活用されている車両管理システムとは?

smartdrive 車両管理

公開 : 2021/02/05更新 : 2021/03/10

vehicle_management 全国展子 みなさん、こんにちは! トラック王国の展示場スタッフ、全国 展子(ぜんこく てんこ)と申します!
労働人口不足、超高齢化社会、働き方改革に新型コロナウイルスの蔓延など、現在の日本は数多くの問題に直面しています。限られた時間内で生産性を上げながら、変化の激しい時代で企業を存続させるために、あらゆる業界でITシステムを活用した取り組みが進められています。その中の一つが「車両管理システム」です。今回は車両管理システムの具体的な機能や活用方法についてお伝えします。

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車両管理と車両管理システム

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▲車両管理業務は多岐にわたります

企業が会社名義で車両を保有する限り、車両に関する情報や加入している保険・整備状況・利用状況・配車状況・日々のメンテナンスなど、ドライバーと車両の安全性を保つために管理を徹底する必要があります。

企業は従業員が業務で使用する社用車に関する情報について規則・ルールを策定し、車両管理規定として作成することが、法律でも定められています。

以下の項目では、車両管理業務に関する詳細を挙げていきたいと思います!

車両管理業務として行うこと

車両管理業務は、資産管理からドライバーの管理、リスクマネジメントなどを中心に行い、関連する業務は多岐に渡ります。

主な車両管理業務

①年間計画や予算策定

一年のうち、どれだけコストが必要となるか、前年度の稼働率や保有台数に合わせて算出、策定します。

②車両管理データの構築・更新・各種問い合わせ窓口

各車両の型式、登録年月日から車体番号などの情報をまとめるほか、規定説明や申請業務などを行います。

③事故・故障時の対応

リース会社や保険会社と連携し、スムーズに対応できる体制を構築します。

④申請書のチェック、進捗管理、陸送・保管業務・走行距離の管理

⑤法定点検案内、未入庫車両への督促

法定点検は国が道路運送車両法で定めた定期点検のこと。12カ月または24カ月に一度、安全な走行に重要なブレーキやステアリングなどを検査しなくてはなりません。

⑥各種請求書支払い申請業務

リース料、保険料、修理やメンテナンス費用、駐車場費用など、月間、年間において必要な費用の申請を行います。

⑦安全運転管理者のサポートおよびドライバーの管理

安全運転管理者は、データをもとに運転時間を把握したり、適切な配車を実現したりするほか、ドライバーの体調管理、安全運転教育なども行います。

加えて、以下のような管理や手続きも必要になります。

その他の車両管理業務内容

給油やETCなど各種カードの管理
リース車両申請書の作成(リースを利用する場合のみ)
名義変更手続き
車両の点検・修理
保険移動車両、付保台数管理
事故・違反履歴の管理

車両管理の目的

企業が車両管理を行う大きな目的は、次の3つが挙げられます。

車両管理を行う大きな目的

①適切な管理によって安全な運行を維持する
②企業としての信用を守り、リスクを回避する
③コストの適正化を図る

言い換えると、適切な管理によって、安全運転への意識向上や業務の効率化が実現可能になります。

車両管理は業務が多岐にわたり管理や手続きが煩雑になりますが、従業員が事故を起こした場合は、使用者が責任を負う(民法第715条)ため、リスクマネジメントの一部として必要不可欠です。

車両管理システムで何が実現できるか?

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▲車両管理システムがあれば、情報を一元管理できます

車両管理システムは、全ての車両情報を一元管理して、車両管理業務を行うITシステムを指しています。

車両管理台帳に記載する車両そのものの管理以外に、リアルタイムの位置情報の表示、運転日報を自動化、運行状況やドライバーの労務管理、安全運転支援など多彩な機能が搭載されています。

また、車両管理システムは、次のような機能が実装されており、企業の課題に合わせた幅広い使い方が可能です。

車両管理システムの機能

①情報を集約し、いつでも誰でもアクセスできる

車両管理台帳への記載が定められている車名、登録年度、車体番号、型式、購入日時やリース期間といった車両を特定する情報、車検有効期限、定期点検記録、整備状況、使用や管理に関する項目、保険情報などをクラウド上で一元管理し、「書類がどこにあるかわからない」「管理者じゃないとわからない」とった状況を改善します。

多くのシステムでは点検日や免許などの更新日を知らせるアラート機能も付随されているため、抜け・漏れの防止にも役立ちます。

②GPS機能で各車両のリアルタイム位置情報を把握できる

GPS機能はスマホやデバイスのGPSから位置情報を取得し、どの車両・どのドライバーがどの地点を走行中か表示します。別の現場でヘルプが必要な場合、近くで走行しているドライバーに素早く的確な指示を出すこともできます。

また、お客様からの「●時までに受け取りたい」という要望にも正確かつ迅速に回答できるようになるため、サービスレベル向上にもつながります。

③走行履歴を記録して、ルートの最適化を図る

走行履歴機能は、稼働率が低い車両を洗い出し、最適な配車と余剰車両の削減を実現します。

履歴から社員が適切なルートを走行しているのか、休憩はしっかり取っているか、荷物の積み込み時間がどれだけかかったのか、稼働時間内におけるさまざまな情報を確認できます。走行履歴機能は労務管理の徹底や配送ルートの最適化に役立ち、最終的には車両にまつわるコストを最適化できるでしょう。

④運転日報の自動作成機能でドライバーの負荷を軽減する

運送業を営む企業は、運転者氏名・運転日時・走行距離・休憩時間、荷物の積み下ろし情報などを記録した「運転日報」を記録し、1年間保管することが義務付けられています。

運転日報が手書きの場合、記載漏れなど人的なミスが発生しやすくなりますが、車両管理システムであれば、スマホやデバイスのボタンを押すだけで正確な情報を記録できます。フォーマットも統一され、管理もしやすくなります。

⑤安全運転診断で、事故防止に直結する適切な安全運転教育が実施できる

社用車で万が一の事故が発生してしまうと、企業は損害賠償の責任を問われるばかりか、事故後の保険手続き、信用を損失するなど、多大なリスクを負うことになります。

安全運転診断機能は事故のリスクを高める、急加速・急ブレーキ・急ハンドルといった危険運転がどんな状況で発生したのか、運転状況を数値化して表示します。この機能を活用すれば、ドライバーは客観的に自分の運転を理解して見直し、安全運転への意識が高まるため、管理者は適切な指導が行えます。

一定基準以上の危険運転が検知された場合は、管理者へアラートを送信し、適切な指示を出し事故防止へとつなげる機能も持ち合わせています。このデータをもとに危険運転の発生箇所をまとめ、ヒヤリハットマップを作成、すべての従業員で共有すれば、有効な事故防止対策の一つとして活用できます。

トラックや特殊車両を保有する企業ほど、車両管理システムが必須

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▲タコグラフの持つ課題を解決できる、車両管理システムの導入をオススメします

国土交通省は、中長距離トラック、とりわけ7トン以上8トン未満のトラックによる死亡事故率・重症事故率が高いことから、2017年4月より、車両総重量7トン以上もしくは最大積載量4トン以上の事業用自動車にも運行記録計の装着を義務付けました。

運行記録計は従来、チャート紙で運行距離・速度・時間を記録するアナタコ(アナログタコグラフ)が主流でしたが、グラフで示されたデータを読み解くには知識を持つ担当者でなければ困難だったことで、ここ数年の間で誰でもデータを簡単に読み込むことができるデジタコ(デジタルタコグラフ)が急速に普及しました。

デジタコは運行支援やドラレコ機能、事故防止アラートなど、アナタコと比べて多彩な機能が搭載されていますが、取り付けには専用の工事が必要なものも多く、工賃や初期費用を含めると導入コストが高額になります。とはいえ、ドライバー不足と長時間労働が問題視されている物流業・運送業が安全運転対策と業務効率の向上を実現させるには、ITシステムの導入と活用が必須になります。

運行記録計の特徴

アナタコ(アナログタコグラフ)→チャート紙で運行距離・速度・時間を記録できる
デジタコ(デジタルタコグラフ)→アナタコの機能に加え、運行支援やドラレコ機能、事故防止アラートをデジタル管理

また、政府が力を入れて進めている働き方改革の一環として、2019年に労働基準法が一部改正されました。運送業については、2024年4月1日より年間残業時間上限が960時間に規制され、これに違反すると6ヵ月以下の懲役または30万以下の罰金が発生します。

業務連携をうまくはかりたい、事故を減らしたい、生産性を上げて売り上げをアップさせたい、労働環境を改善したいなど、事業者の課題はつきません。そこで、導入コストは極力抑えつつ、これらの課題を解決するITツールとして車両管理システムが活躍します。

車両管理をもっと簡単・手軽にするSmartDrive Fleetとは

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▲管理者とドライバーの悩みが解決します!

  • 全国展子

    ここからは、展子オススメの車両管理システム「SmartDrive Fleet」についてご紹介します!

株式会社スマートドライブが開発した「SmartDrive Fleet」は、どの業界でも安価で手軽に活用できる車両管理システムです。手のひらサイズの車載デバイスをシガーソケットに取り付けるだけで、どなたでも簡単に利用できます。

SmartDrive Fleetの主な機能は、以下のようにまとめられます。

SmartDrive Fleetの機能

①車両の位置情報をリアルタイムに把握

管理画面上では、車両の位置情報が10秒ごとに更新されるため、いま・誰が・どこにいるのかを一目で確認できます。各ドライバーに電話やメールで位置情報を確かめる必要がなく、お客様の要望にも迅速に対応できるようになります。

②日報の入力と管理が簡単になる

ドライバー専用のアプリから業務記録を簡単に登録できます。走行データは自動で作成されるため、管理者による走行実績や稼働時間、休憩時間の管理も楽に行えます。

③高精度な安全運転診断で安全運転を強化

一人ひとりに個性があるように、運転のスキルや癖も十人十色。また、2015年に発生したトラック事故16,156件のうちおよそ8割が免許の取得から10年以上のベテランドライバーという事実からも「慣れているから大丈夫だろう」と安心しきるのは危険と言えるでしょう。

特許を取得しているSmartDrive Fleetの安全運転診断は、運転のクセや危険運転を可視化し、スコアで表示しますので、ドライバーが客観的に運転を振り返ることができます。原因がわかることで改善方法も判明し、安全運転を周知徹底できるでしょう。

④走行履歴から稼働状況を可視化し、コストを削減

企業の課題で意外と多いのが、車両の台数が適正かどうかわからないということ。

SmartDrive Fleetは管理画面から車両ごとの稼働状況がレポートで確認できるため、保有台数を減らして利用人数と目的に合わせてカーシェアやレンタカーを活用するなど、企業が保持すべき台数を最適化し、コスト削減につなげられます。

株式会社スマートドライブは、企業の悩みに合わせてSmartDrive Fleetの活用方法をご案内しています。まずは下記の資料からご確認ください。

smartdrive_dl

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車両管理システムのまとめ

  • 全国展子

    車両管理の詳細や車両管理システムについて、ご理解いただけでしょうか

  • トラック王

    車両管理システムは導入しても良さそうじゃな

  • トラック姫

    コスト削減でお金が浮いたら、コンビニのお菓子を全部買い占めるトラ!

  • 全国展子

    全部のお菓子を買い占めるのに、どれだけお金が必要かご存知ですか…

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